SharePoint er en dokumenstyringsportal, der typisk følger med din Microsoft 365 licens. Her får du alle egenskaberne, du kender fra et normalt fildriv, kombineret med et væld af digitale add-ons. Sharepoint tilgås med dit Microsoft login og kan benyttes online, fra en browser, eller fra dit onedrive på computeren (offline som online).
Sikkerheden er høj, og du kan gemme, organisere og dele filer mellem enheder.
Særligt at fremhæve er, at du enkelt kan dele links til filer, omorganisere og/eller redigere/udforme dokumenter i fællesskab med andre, således at rettelser eller indsat materiale ses med det samme, selvom I tilgår dokumenter fra forskellige enheder og steder.
Du kan tilgå SharePoint via browser, OneDrive i Windows stifinder eller mobilenheder. Dit view (billede heraf) differentierer typisk, alt efter hvilken indgang du benytter.
Du kan både trække filer direkte fra stifinder på din computer til dit SharePoint-bibliotek, eller bruge den indbyggede overfør-funktion.
For at overføre en fil skal du blot klikke på ’Overfør’ i kommandolinjen i SharePoint. Herfra åbnes din stifinder, hvori du kan finde det relevante dokument.
Tilgår du SharePoint fra din Windows Stifinder, er der ikke en "Overfør" funktion, men du kan stadig trække filerne derhen, hvor du ønsker dem eller gemme dem direkte.
Vær opmærksom på, hvis du benytter Windows stifinder, og tidligere har været vant til fildrev, som var angivet med bogstaver, at med SharePoint er placeringen angivet med et mappenavn i stedet.
Find dokumentet i dit SharePoint-bibliotek (i din browser eller OneDrive i Windows stifinder), åbn det og rediger, som det passer dig. Præcis som du ville have gjort, hvis dit dokument lå andetsteds. Arbejder du online, gemmes dine ændringer løbende.
Hvis flere personer redigerer i dokumentet samtidig, vil du kunne se antallet af personer i øverste højre hjørne. Med et klik kan du også se, hvem der redigerer samtidig med dig.
Se mere om dokumentsamarbejde hos Microsoft Support
Vælg det dokument eller en mappe, som du ønsker at dele. Klik på de tre prikker … for at åbne menuen (gælder browser view). Tilgår du via OneDrive i Windows stifinder, højreklikker du på filen for at åbne menuen. Klik herefter på ’Del’.
Du kan dele adgang til en fil på flere måder.
Du kan møde en række forskellige ikoner på dine filer og mapper ved brug af SharePoint og OneDrive i Windows stifinder. De mest almindelige ikoner er forklaret herunder. Er du i tvivl om et ikon på dine SharePoint filer, er du altid velkommen til at kontakte vores Service Desk på 70 122 123 eller support@mentor-it.dk.
Din fil ikke kan synkroniseres.
Du er ikke logget på.
Synkroniseringen er midlertidigt afbrudt.
Synkroniseringen er i gang.
Din konto er blokeret.
Din konto kræver opmærksomhed. Få vist advarslen i dit ’Aktivitetscenter’.
Din fil eller mappe er delt med andre personer.
Filen er kun tilgængelig online og optager ikke plads på din computer.
Filen er tilgængelig online og downloades til din enhed, når du åbner den.
Filen er downloadet til din enhed og er tilgængelig for dig, selvom du er offline.
Filen eller mappen har indstillinger, som forhindrer synkronisering.
Ikonet markerer en genvej til en anden mappe, der er blevet delt.
Obs. Tilgår du SharePoint fra din browser, er det primære ikon, der kan komme til syne, en hængelås. Denne indikerer, om du kan tilgå den givne mappe eller fil.
I SharePoint har du mulighed for at tilgå tidligere versioner af et dokument – selvom der er blevet arbejdet videre med det. For at få vist, gendanne eller slette en tidligere version skal du ligge på de tre små prikker ud for filen … og vælge ’Versionshistorik’.
Herefter åbnes en liste af tidligere versioner markeret med dato og tid. Hold musen over datoen for at få vist menuen. Her kan du vælge ’Vis’, ’Gendan’ eller ’Slet’.
Benytter du Windows stifinder, kan du, ved at højreklikker på given fil, vælge "Versionshistorik" og på samme vis få valget mellem gendan, vis og slet.
Når du sletter en fil i SharePoint – bevidst eller ved en fejl, fjernes den ikke med det samme. I SharePoint er opbevaringstiden som standard 93 dage. Slettede filer og mapper ligger i din SharePoint-papirkurv. Herfra kan du få vist eller gendannet filer – også filer, som er slettet af en anden, hvis du har haft redigeringstilladelse.
Filer kan gendannes på forskelligvis, alt efter hvilken SharePoint indgang du benytter.
Mulighed 1, browser:
Tilgå din papirkurv i menuen i venstre side og klik på den fil, du ønsker at gendanne. Klik herefter gendan i topmenuen.
Mulighed 2, browser:
I navigationslinjen ’Hurtig start’ nederst til venstre kan du klikke på ’Papirkurv’. Hvis du ikke kan se ’Papirkurv’ i menuen, kan du finde den under ’Indstillinger’ og dernæst ’Websiteindhold’.
Find og vælg det eller de elementer, som du ønsker at gendanne – og klik på ’Gendan’ i toppen.
Mulighed 3, Windows stifinder:
Vælg den ønskede mappe, hvor filen oprindeligt er blevet slettet fra. Højreklik på mappen og vælg "vis online". Benyt herefter en af ovenstående muligheder alt efter view.
Du kan, som ved et almindelig fildrev, selv definere adgang til både mapper og filer. I SharePoint kan du:
Har du andre spørgsmål til SharePoint? Du er altid velkommen til at kontakte vores Service Desk på 70 122 123 eller support@mentor-it.dk.
UA-5432723-3